إدارة المخزون في quickbooks

إدارة المخزون في QuickBooks بواسطة هيكتور غارسيا في 19 نوفمبر 2012 وميدوت. وقد فعلت التدريب قراء لسنوات عديدة، والشيء الأكثر صعوبة للتدريس في بلدي قراء فئات هي إدارة المخزون. هذه المقالة، كتبت عن يستشعر، صانع شركة من قراء لالمستند التقني أفرج عنه في نوفمبر 2012، بعد وقت قصير من إطلاق قراء المؤسسة V. 13 الشركات التي تتعامل مع المخزون، ونعرف أن إدارة المخزون سوف تجعل كسر او العمل. في السوق اليوم العالمي منافسة شديدة، وجميع المشترين والموردين يجري ربطها مع شبكة الإنترنت؛ هوامش على البضائع الحصول على أصغر وأصغر في كل عام. التعامل مع المخزون قد يعرض الكثير من التكاليف، مثل: تكاليف المستودع، وموظفي المخازن والموظفين المشرف القيام مسك الدفاتر وإدارة الأوراق، تلف، وتكاليف الشحن، والسيطرة وتأمين الأصول والمعدات للتعامل مع المخزون، الخ عندما يبدأ الأعمال التجارية الصغيرة، انها عادة من السهل التعامل معها عندما كميات المخزون منخفضة وتتم معظم المبيعات مع المخزون "فقط في الوقت المناسب"، وهو ما يعني: شراء فقط عندما تأمر العملاء. ومع ذلك، سوف أنجح الشركات متوسطة الحجم والكبيرة أصحاب أعترف أنه كان من المستحيل لزيادة حجم أعمالهم دون تحسن كبير يتم التعامل مع طريقة الجرد. شركات مثل أمازون ووول مارت وتعزو نجاحها على أرفع إدارة سلسلة التوريد: تكاليف المنتج منخفضة، وجود كمية مناسبة من الأوراق المالية للتعامل مع الطلب، وارتفاع معدل دوران المخزون وسريعة وفعالة وفاء المبيعات. ولكن الشركات الصغيرة والمتزايد في بعض الأحيان لا يمكن أن تجعل هذا التحول إلى الشركات المتوسطة واسع، ويرجع ذلك أساسا إلى تحديات إدارة المخزون. في قلب كل هذا هو النظام. في عالم اليوم، فإن هذا النظام يتكون دمج العمليات التجارية، وبعد أون نظام الكمبيوتر فعالة للتعامل مع المحاسبة والمخزون. "كنت دائما طفلا في محاولة لتحقيق ربح. اقترضت دولار من والدي، وذهب إلى مخزن بيني والحلوى، واشترى الدولارات من الحلوى، وإنشاء كشك بلدي، وتباع الحلوى لمدة خمس سنتات لكل منهما. أكلت نصف جردي، أدلى 2،50 $، أعطى والدي يعود الدولار له. " الرجل فييري - شبكة الغذاء هناك بعض قصص النجاح الكبيرة للشركات مما يجعل هذا التحول، مثل كارلوس مع رئيس شركة التبغ كارلوس يملك السيجار بالجملة وتوزيع الأعمال في مدينة تامبا بولاية فلوريدا. بدأت بوصفها السيجار الهاو، وكان العديد من الأصدقاء في الصناعة والتي التقى في العديد من الحانات السيجار في تامبا. قبل البدء في الأعمال التجارية، وقال انه كان مدير المخزون في مصدر كبير الالكترونيات بالجملة. في خضم له ريادة الأعمال المسعى، وقال انه لم تركز حقا على وضع نظم الجرد قوية أو الضوابط المحاسبية باعتبارها الكم الهائل من الطلبات الجديدة القبض عليه على حين غرة. في البداية كان كل شيء عن الوفاء أوامر وتلبية توقعات العميل. في غضون سنتين من بدء الأعمال التجارية، وقال انه وجد نفسه في حالة مثيرة للاهتمام: كانت الشركة قد كسر حاجز التعادل، بدأت مبيعات الحصول على أكبر وأكثر تعقيدا، وجودة المنتج والحصول على أكثر تطلبا ... ولكن الأهم من ذلك، أدرك أن معظم مبيعات مربحة حيث عندما باع المخزون الذي كان في الأوراق المالية. وبطبيعة الحال، تدفع السوق قسط للحصول على المنتج الآن، مقابل أخذ backorders زيارتها العملاء إلى الانتظار 2 أسابيع. لذلك قرر كارلوس للحصول على مستودع كبير، والاستثمار في معدات التحكم في درجة الحرارة لتكون قادرة على الحفاظ على المنتج طازجا لمدة أسابيع، وزيادة ربحه على المبيعات (وربما الحصول على مبيعات جديدة) من العملاء الذين يحتاجون إلى المنتج فورا. مع البرامج المحاسبية دخول المستوى، وكان هناك نظام الجرد اليدوي جدا التي كانت شاقة للغاية، ولكن أعطاه الثقة بأن أوامر والمشتريات أبدا انخفض من خلال الشقوق. ومن بين التحديات الأخرى، زبائنه الجملة كما يسأل الآن لشروط الائتمان أطول مما جعل حسابات الإدارة المستحق أكثر أهمية وبعض لزبائنه التجزئة وطلب جرد الشحنة للسماح نهاية العملاء لشراء المزيد كان لا يزال هناك خطر التلف عندما جلس المخزون في مستودع فترة طويلة جدا، وأنه تعلم ذلك بالطريقة الصعبة. بدأت بعض أوامر للحصول عاد نظرا لجودتها وبدأ بعض العملاء للحصول على يحجمون عن شراء المنتج انه المخزنة في المستودع. وكان اللغز أن كارلوس كان يواجه للحد من المخاطر سمعته في جودة المنتج له إما تقرر وقف تنفيذ جرد والعودة الى البيع المؤجل فقط أو ضرورية تغيير الطريقة التي أدار المخزون. ولتحقيق ذلك، قال: كان لايجاد وسيلة للتنبؤ مبيعات منتجات محددة، لمساعدته على شراء فقط الحق في مبلغ من المخزون مطلوب تقرير المخزون في الوقت الحقيقي لتعرف دائما ما هو متاح ومتى وكان يجلس هناك لضمان موظفي المبيعات تركز على نقل تلك أولا. زيادة سرعة الوفاء المبيعات بشكل أسرع. أن تكون قادرة على السيطرة على المخزون الذي له عملاء التجزئة أصغر كانوا يتساءلون لارسال شحنة واضاف "نريد لتحويل المخزون لدينا أسرع من شعبنا" - James Sinegal. المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي السابق لكوستكو لذلك كانت أهداف واضحة. لكن التحديات هي: ارتفاع التكاليف المحتملة لنظام الجرد متطورة، منحنى التعلم من النظام الجديد وارتفاع تكاليف إعادة التدريب المحتملة، واحتمال فقدان السيطرة من خلال التخلي عن النظام اليدوي الحالي. كارلوس بدأت في القيام بالأبحاث لاستخدام نفس النظام الذي كان يستخدم في وظيفته القديمة حيث كانت إدارة عشرة أضعاف كمية المبيعات، وكان ضعف كمية المخزون لمدير. ومع ذلك، كانت هذه واحدة من تلك الأنظمة التي تستغرق ستة أشهر لتنفيذ وستة أشهر إضافية ليكون سيد الموظفين؛ والدعم كان محدودا جدا للاستشاريين محددة للغاية. الآن وقد حطمت حلم حيث كانت التكاليف الكاملة للنظام أكثر من مائة ألف دولار. لذلك واقعيا، كان بحاجة إلى حل من شأنه أن تنفذ في أقل من شهر، مع منحنى التعلم قصيرة مثل منصبه الحالي قراء برو تستخدم لعملية البيع وإجراء التسويات المصرفية، وأخيرا كان يحتاج أن يكون الدعم الذي كان في متناول جدا من الصانع والوثائق المتاحة والمحاسبين / الاستشاريين أن المفهوم. في سبتمبر من عام 2012، استعرض عدد قليل من العروض من الاستشاريين التي تركز على العمل مع الشركات "متوسطة الحجم"، التي قدمت الحلول تحت عشرة آلاف دولار لبرامج وتنفيذها، وtraining8230. وذهب مع قراء المؤسسة مع جرد خيارات متقدمة. وقال انه اختار هذا الحل بسبب الميزات التالية تلبي احتياجاته التقييم: سهولة الاستخدام. كان منحنى التعلم قصيرة نسبيا، لأن معظم الموظفين بالفعل عملت مع قراء برو في الماضي القيام بتقديرات والفواتير. مراقب الشركة يحب القدرة على أن تكون لا تزال قادرة على تحميل المعاملات من البنك للتوفيق بين البنوك. عناصر تحكم المستخدم والمرونة. وقال انه كان قادرا على البدء مع 5 مستخدمين ولها المرونة للترقية إلى ما يصل إلى 30 المستخدمين. وكان موظفو مشرف، مستودع الشخصية، والسفر مبيعات الناس في جميع الوصول إلى النظام: جميع الموظفين، بما في ذلك. وكان قادرا على السيطرة على ما المستعمل يسمح للقيام التي وظائف محددة، ويكون لها التدقيق درب من كل العمل الذي تقوم به كارلوس. حجم قاعدة البيانات. وكانت قائمته من الشعراء السيجار المعروف أكثر من 500، وكان كل علامة تجارية في المتوسط ​​من 100 أنواع مختلفة من السيجار عند عد مختلفة الأحجام والأنماط، الطرازات، وما إلى ذلك كانت الشركة قراء قادرة على التعامل مع 50000 البنود من دون أي مشاكل. الدعم: في ما يزيد على 55،000 الاستشاريين القانونيين في الولايات المتحدة حتى انه لديه ثقة أنه لن يكون هناك مساعدة إذا لزم الأمر. وكان قادرا على الحصول على ما زالت الملف قراء لاستيراد لبرنامج ضرائبهم CPA الشركة. ولكن، حيث رأى حقا ميزة، كان على ميزات إدارة المخزون كان هذا النظام المخزون ورفع مستواها لنقدم: السيارات-PO. انه كيف لديها القدرة على أن يكون نظام اقتراح ما لشراء المنتجات بناء على الحد الأدنى من المبالغ التي يحتاجها ليكون على أساس المبيعات المتوقعة. شراء كمية مناسبة من المخزون سمحت له للاستفادة من المزيد من "الحاجة، فإنه حتى الآن" المبيعات في حين خفض خطر التلف. الباركود المسح الضوئي: كان موظفا المخزون محدودية فرص الحصول على قراء المشاريع، ولكن لا يزال حيث سمح لتلقي المخزون بأسرع ما جاء المنتج من خلال أبواب مستودع طريق المسح الضوئي على الفور. وتعول دورة أسبوعية حيث يمكن بلوغه، قبل أن حدثا عطلة نهاية الأسبوع والشركة يمكن أن تحمل فقط للقيام بذلك مرة واحدة في الشهر. كان المخزون الآن أقرب إلى الوقت الحقيقي، وموظفي المبيعات حيث قادرة على تقديم جرد متاح فقط من خلال النظر في النظام. الكثير تدخلت وFIFO المخزون التكاليف: على النقيض من نظام آخر يتم استخدام، قراء المؤسسة تتبع تكلفة المخزون التاريخية عن طريق أول في الخروج أولا الذي كان الانحياز إلى فلسفة للتأكد من المنتج الأكبر سنا بيعت أول من زيادة متوسط ​​نضارة من السيجار في الأوراق المالية. متعددة المواقع الجرد: الآن انه كان قادرا على تتبع المخزون بلده في مستودع بالإضافة إلى المخزون في كل متجر التجزئة انه ذاهب لارسال شحنة ل. بن الموقع تتبع: لتكون قادرة على تخزين بسرعة، واختيار، والجرد. كان هناك حاجة لتعيين صناديق أو رفوف محددة ليقع داخل مستودع وقراء المؤسسة لديها القدرة على القيام بذلك. صور جرد المرفقات: انه يستخدم لاثنين من قواعد بيانات المخزون، واحد التي تم تخزينها في QuickBooks واحد لديه مع جميع الصور من المنتجات، وكان في كثير من الأحيان مرهقة للتأكد من أن كلا منهما يقابل. مع قراء المؤسسة، واستطاع أن يكون صورة لكل منتج تحميلها في النظام وجعله أسهل بكثير لموظفي المبيعات لتحديد أو توضيح المنتجات طلب العميل. كما أنهم كانوا قادرين على إرفاق شهادات أصالة للمنتجات ومعاملات محددة لتتبع أوامر خاصة جدا جعلت بعض العملاء. أسرع البحث واختيار البنود: مع أكثر من 50،000 البنود واختلاف بسيط في الأسماء جزء / رقم، وأنها مريحة جدا لتكون قادرة على البحث داخل المنتج، وصف، أو الحقل المخصص للبحث عن العنصر الصحيح.